Versie 1.0
Het onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de rekenkamercommissie van de gemeente Rheden volgt bij de uitvoering van haar onderzoeken. Het protocol heeft tot doel het waarborgen van de kwaliteit van de onderzoeken, een goed verloop van het onderzoeksproces en het geven van inzicht in de werkwijze van de commissie.
Grondslag
De Gemeentewet en de verordening op de rekenkamercommissie.
Taken en doelstelling
De rekenkamercommissie is een onafhankelijke commissie, benoemd door de gemeenteraad.
De commissie bestaat uit twee externe leden en drie raadsleden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris vanuit de raadsgriffie.
De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gevoerde bestuur.
Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald?
Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen?
Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving?
Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente en -waar nodig- het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst.
De rekenkamercommissie hanteert de volgende vier uitgangspunten bij haar onderzoek:
Onafhankelijkheid: er wordt onderzoek gedaan vanuit de inhoud. Politieke afwegingen spelen geen rol.
Zorgvuldigheid: betrouwbaar en volledig bij de verzameling van de relevante feiten;
objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten;
transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet normenkader.
De rekenkamercommissie bepaalt als onafhankelijke commissie zelf welke onderzoeken zij uitvoert.
Zij houdt een groslijst van onderwerpen bij. Om te weten wat er politiek-bestuurlijk speelt gaat de rekenkamercommissie een of twee keer per raadsperiode in dialoog met de fractievoorzitters in de gemeenteraad. Daarnaast voert de (voorzitter van de) commissie periodiek het gesprek met de burgemeester en de gemeentesecretaris.
Selectiecriteria
Bij de keuze voor onderwerpen kijkt de rekenkamercommissie naar de volgende selectiecriteria:
Er is twijfel over doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid;
Er is een belang en/of risico in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht;
Het onderzoek heeft toegevoegde waarde voor het raadswerk;
Het onderzoek is praktisch uitvoerbaar;
Het onderzoek moet het door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen.
Het beleid waar onderzoek naar wordt gedaan is tenminste 2 jaar van kracht. De rekenkamercommissie kan hier gemotiveerd van afwijken.
In afwijking van voornoemde selectiecriteria kan de rekenkamercommissie tevens onderzoek doen naar de effecten van nieuw vast te stellen beleid. Op die manier kan de raad in stelling worden gebracht in zijn kaderstellende rol door hem aan de voorkant te voorzien van advies.
Jaarlijks brengt de rekenkamercommissie een jaarverslag uit over de haar werkzaamheden van het voorgaande jaar. Daarbij geeft de commissie tevens aan welke onderzoeken zij in het komende jaar gaat uitvoeren. Zij bepaalt dit aan de hand van een kort oriënterend onderzoek naar belang, uitvoerbaarheid, actuele feiten e.d. Dit wordt neergelegd in een onderzoeksplan en tezamen met het jaarverslag ter kennisneming aangeboden aan de gemeenteraad en in afschrift gezonden aan het audit comité.
Onderzoeksopzet
Afhankelijk van de vraag bepaalt de rekenkamercommissie op welke wijze een onderzoeksvraag beantwoord kan worden. In dit kader worden verschillende typen onderzoek onderscheiden:
Quick scan;
Rekenkamerbrief;
Onderzoek.
Een onderzoeksplan voor een onderzoek omvat in elk geval de volgende onderdelen:
Aanleiding en achtergrond van het onderzoek
Doelstelling en reikwijdte van het onderzoek;
De centrale onderzoeksvraag en de daaruit voortvloeiende deelvragen;
Normenkader;
Globale onderzoeksaanpak en
Planning en uitvoering.
De secretaris adviseert en ondersteunt de rekenkamercommissie bij de praktische gang van zaken.
De rekenkamercommissie kan er desgewenst voor kiezen om de fractievoorzitters uit te nodigen om de (voorlopige) onderzoeksvragen te bespreken. Zij kunnen dit bespreken in hun fractie en hun reactie terugkoppelen aan de rekenkamercommissie.
Aankondiging
Afhankelijk van aard of omvang van een onderzoek, kan de rekenkamercommissie ervoor kiezen om een onderzoek te laten uitvoeren door een extern onderzoeksbureau of het onderzoek in eigen beheer uit te voeren. In het eerste geval wordt het onderzoeksbureau geselecteerd via meervoudige onderhandse aanbesteding. Daarvoor gelden de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente. Indien de rekenkamercommissie ervoor kiest om een onderzoek in eigen beheer te doen dan zullen de externe leden opdrachtnemer zijn en de interne leden opdrachtgever.
Een onderzoek begint met een startbijeenkomst waarin de rekenkamercommissie (samen met het externe onderzoeksbureau) een toelichting geeft op de werkwijze aan ambtelijk betrokkenen. Tijdens deze bijeenkomst worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan en het aanleveren van de benodigde informatie van de betrokken afdeling(en).
Afspraken:
De rekenkamercommissie is actief betrokken bij het lopende onderzoek en wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van het onderzoek.
Alle verslagen van interviews worden voorgelegd aan betrokkenen met de vraag om deze te controleren op de juistheid van feitelijkheden. De verslagen zijn geheim.
De onderzoeker(s) kunnen een beroep doen op de secretaris van de rekenkamercommissie voor het plannen van interviews met betrokkenen.
De contactpersoon uit de ambtelijke organisatie zorgt voor het tijdig aanleveren van de benodigde documenten.
De ambtelijk secretaris zorgt voor het ambtelijk hoor- en wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
In geval van samenwerking met een extern bureau geldt aanvullend:
Het onderzoeksbureau rapporteert aan de rekenkamercommissie over de voortgang van het onderzoek.
De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het onderzoekdossier. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan kopieën – in welke vorm dan ook – aan te houden na afloop van het onderzoek.
Het onderzoeksbureau mag niet buiten de rekenkamercommissie om contact opnemen met derden over de voortgang of resultaten van het onderzoek.
de onderzoekers kunnen door de rekenkamercommissie verzocht worden aanwezig te zijn bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raad(scommissie); de rekenkamercommissie kan hen verzoeken het woord te voeren.
Archivering
De rekenkamercommissie valt als gemeentelijk orgaan onder de werking van de Archiefwet. Voor het bewaren van haar archiefbescheiden houdt de rekenkamercommissie zich in dat verband aan de bewaartermijnen zoals die zijn opgenomen in de geldende gemeentelijke selectielijst.
Voor inzage in vertrouwelijke stukken moet een gemotiveerd verzoek worden ingediend bij de commissie. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Interviewverslagen zijn niet openbaar, tenzij voorafgaande aan de interviews anders wordt aangegeven. In dat geval zal dit gemotiveerd kenbaar worden gemaakt door de commissie.
Het uitgangspunt van de rapportage is transparantie. Het moet helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar conclusies en aanbevelingen komt.
Ambtelijk wederhoor
Het conceptrapport met de bevindingen van de onderzoeker wordt door de secretaris van de commissie onder embargo aan de directie gezonden. De onderzoeker kan deze bevindingen mondeling toelichten.
De directie krijgt twee weken de gelegenheid om de feiten in het conceptrapport te controleren. De rekenkamercommissie reageert schriftelijk op deze ambtelijke reactie waarbij zij laat weten of de opmerkingen hebben geleid tot aanpassingen in het conceptrapport.
In overleg kan het ambtelijk wederhoor plaatsvinden in de vorm van een bijeenkomst. Hierin wordt met alle betrokkenen de voorlopige bevindingen/beelden van het onderzoek gedeeld, besproken en aangescherpt. Van deze bijeenkomst maakt de onderzoeker een verslag dat hij voor akkoord voorlegt aan de deelnemers.
Conclusies en aanbevelingen
Na het ambtelijk wederhoor wijdt de rekenkamercommissie zich collectief aan de conclusies en aanbevelingen; de onderzoeker doet een voorzet hiervoor.
In geval van samenwerking met een extern bureau verwacht de rekenkamercommissie van het bureau een voorzet voor conclusies en aanbevelingen.
Bestuurlijke reactie
Vervolgens wordt het definitieve onderzoeksrapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie.
Voor de bestuurlijke reactie geldt een termijn van maximaal drie weken, tenzij de rekenkamercommissie meent dat er valide redenen zijn om hiervan af te wijken. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de rekenkamercommissie een nawoord opstellen en afsluitend het definitieve rapport vaststellen.
De rekenkamercommissie biedt het eindrapport aan de raad aan.
De onderzoeker en eventueel de andere leden van de rekenkamercommissie zijn in de desbetreffende vergadering aanwezig om toelichting te verschaffen op het rapport.
Degenen die betrokken waren bij het onderzoek ontvangen een bericht wanneer het eindrapport wordt aangeboden.
Tegelijk met het aanbieden van het rapport kan de rekenkamercommissie zorgen voor een samenvatting (afhankelijk van onderwerp en omvang van het onderzoek) en een persbericht versturen. De ambtelijk secretaris stelt het persbericht op. Het eindrapport is openbaar en kan worden ingezien via www.rheden.nl/gemeenteraad. De voorzitter van de rekenkamercommissie is de woordvoerder naar buiten toe. Bij presentaties en vragen over specifieke onderzoeken is de onderzoeker in overleg met de voorzitter ook woordvoerder.
11. Tot slot
Daar waarin het protocol niet voorziet handelt de rekenkamercommissie naar eigen inzicht.
Na elk onderzoek evalueert de rekenkamercommissie zowel het onderzoeksproces als de inhoudelijke aspecten ervan.
Dit onderzoeksprotocol is vastgesteld door de rekenkamercommissie op 28 januari 2021.